W każdej firmie, nawet takiej, która działa w oparciu o najnowsze technologie, tworzone są dokumenty zamówień, sprzedaży, umów, potwierdzenia dostaw czy wysyłki towarów. Do większości tych dokumentów powinny mieć dostęp osoby z różnych działów, co wymaga wprowadzenia systemu obiegu dokumentów. Zobaczmy, jak usprawnić obieg dokumentów w firmie.
Rozwiązania tradycyjne
Przez całe lata w większości firm działały rozwiązania tradycyjne, oparte na podziale dokumentów wg odpowiednich kategorii, a następnie umieszczaniu ich w odpowiednio opisanych segregatorach. Im lepiej była zorganizowana praca takiego archiwum, tym szybciej można było znaleźć potrzebne dokumenty. Niestety w jednym czasie dostęp do danego dokumentu mogła mieć tylko jedna osoba, co mogło mieć wpływ na sprawność działania całej firmy. Wraz z rozwojem technologii pojawiły się jednak nowocześniejsze systemy usprawniające obieg faktur i innych ważnych dokumentów firmowych, co znacząco usprawniło prace w wielu działach.