Czasy, kiedy większość polskich firm była przeładowana segregatorami i półkami opisanymi datami, powoli przechodzą do lamusa. Dziś, zamiast gromadzić papierowe dokumenty, coraz więcej firm decyduje się na ich przechowywanie w formie cyfrowej. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś w swoim przedsiębiorstwie, być może zastanawiasz się nad tym, czy warto podjąć takie kroki? Z czym wiąże się cyfrowa archiwizacja danych? Od czego zacząć? Czy to coś dla ciebie?
Cyfryzacja firmy – co to znaczy?
Samo pojęcie cyfryzacji odnosi się do przemiany, obejmującej firmę lub jej dział, której skutkiem jest wprowadzenie odpowiedniej infrastruktury (intranetowej lub internetowej), pozwalającej wyznaczonym osobom na:
- tworzenie
- dostęp
- wymianę
dokumentów w formie cyfrowej. Na krok taki zdecydowała się większość dużych i średnich firm, a obecnie na to rozwiązanie decyduje się coraz więcej małych- i mikroprzedsiębiorstw. Sam proces prowadzący do cyfryzacji zazwyczaj przeprowadzany jest stopniowo, ponieważ wszystkie dotychczasowe dokumenty, przechowywane w wersji papierowej powinny zostać poddane digitalizacji.
Digitalizacja – na czym to polega?
Chcąc dokonać transformacji naszej firmy w tzw. cyfrowe przedsiębiorstwo, musimy zadbać o przeniesienie już istniejących, papierowych dokumentów na formę cyfrową, odpowiednie ich skatalogowanie i uzyskanie wygodnego dostępu do każdego z nich. Ten proces nazywa się digitalizacją i jest pierwszym krokiem, który należy podjąć. Jak on przebiega?
By móc przystąpić do działania, trzeba mieć dostęp do wysokiej jakości skanera, najlepiej wyposażonego w automatyczny podajnik, który usprawnia i przyspiesza cały proces (na podajnik kładziemy plik dokumentów, które kolejno zostaną automatycznie zeskanowane). Mając odpowiedni sprzęt, musimy odpowiednio przygotować stanowisko, jak i dokumenty, które będziemy przekształcać na formę cyfrową. Należy również wygospodarować odpowiednio dużą i zabezpieczoną przestrzeń dyskową, gdzie docelowo trafiać będą zeskanowane dokumenty. Samo skanowanie powinna przeprowadzać zaufana i upoważniona osoba, która będzie mogła legalnie pracować z dokumentami finansowymi, kadrowymi, strategicznymi, czy danymi wrażliwymi. Po przeprowadzeniu całego procesu ważne jest rozlokowanie dokumentów w odpowiednio przygotowane katalogi, o ograniczonym dostępie, z których będą korzystali wyłącznie uprawnieni pracownicy. Ostatnim krokiem jest regularne przeprowadzanie kontroli bezpieczeństwa, tak, aby uniemożliwić wycieki strategicznych informacji, uzupełniać braki i kasować niepotrzebne pliki.
Jakie są korzyści z digitalizacji?
Opisana powyżej procedura jest czasochłonna i kosztowna. Dlaczego więc wiele firm się na nią zdecydowało? Wśród niektórych, najczęściej wymienianych zalet skanowania i digitalizacji dokumentów, a szerzej mówiąc cyfryzacji firmy, warto wymienić:
- redukcję kosztów związanych z obiegiem dokumentów oraz wydatków na materiały biurowe (mniejsza liczba wydruków),
- błyskawiczny dostęp do dokumentacji, z dowolnego zakątka świata, 24 godziny na dobę – koniec z czekaniem na potrzebne informacje, oszczędza się czas pracy,
- bardzo dobre zabezpieczenie informacji przed uzyskaniem ich przez osoby niepowołane,
- możliwość dowolnego porządkowania zarchiwizowanych danych, według dowolnego kryterium (wystarczy jedynie ustawić odpowiednie filtry, by ukazywały się one w kolejności alfabetycznej, chronologicznej, czy jakiejkolwiek innej),
- możliwość współpracowania kilku pracowników nad tym samym dokumentem, w tym samym czasie, niezależnie od ich fizycznej lokalizacji,
- redukcja zajmowanej przestrzeni biurowej – w czasach gdy wyceny nieruchomości są na ekstremalnych poziomach, niewiele podmiotów może sobie pozwolić na przechowywanie ogromnych ilości danych w fizycznych archiwach,
- możliwość elastycznych i szybkich zmian dotyczących dostępu do poufnych dokumentów.
Jak najprościej przebrnąć przez digitalizację?
Jak już wyżej wspomniano skanowanie dokumentów i ich digitalizacja to czasochłonny i żmudny proces, do którego potrzebujemy odpowiednich osób, ale i właściwej infrastruktury. Nie każda firma może sobie pozwolić na oddelegowanie do tego zadania pracownika, nie każda dysponuje także odpowiednim sprzętem i infrastrukturą. Dla wielu małych i mikro firm wydatki związane z wykonaniem wszystkiego od podstaw mogłyby być nie do przełknięcia.
Na szczęście nie tylko potentaci mogą skorzystać z zalet digitalizacji – na rynku pojawia się coraz więcej podmiotów oferujących taką usługę również dla małych i średnich firm. Dzięki zleceniu im przeprowadzenia tego procesu nie muszą one budować infrastruktury, czy kupować drogi sprzęt, lecz skorzystać z już istniejących rozwiązań. Jednym z najdłużej obecnych na rynku przedsiębiorstw, wyspecjalizowanych w skanowaniu i digitalizacji jest firma Rhenus Data Office Polska. Wycena i opracowanie planu działania jest całkowicie darmowe, dzięki czemu już tysiące firm mogło przenieść się do ery cyfrowej.