W każdej firmie, nawet takiej, która działa w oparciu o najnowsze technologie, tworzone są dokumenty zamówień, sprzedaży, umów, potwierdzenia dostaw czy wysyłki towarów. Do większości tych dokumentów powinny mieć dostęp osoby z różnych działów, co wymaga wprowadzenia systemu obiegu dokumentów. Zobaczmy, jak usprawnić obieg dokumentów w firmie.
Rozwiązania tradycyjne
Przez całe lata w większości firm działały rozwiązania tradycyjne, oparte na podziale dokumentów wg odpowiednich kategorii, a następnie umieszczaniu ich w odpowiednio opisanych segregatorach. Im lepiej była zorganizowana praca takiego archiwum, tym szybciej można było znaleźć potrzebne dokumenty. Niestety w jednym czasie dostęp do danego dokumentu mogła mieć tylko jedna osoba, co mogło mieć wpływ na sprawność działania całej firmy. Wraz z rozwojem technologii pojawiły się jednak nowocześniejsze systemy usprawniające obieg faktur i innych ważnych dokumentów firmowych, co znacząco usprawniło prace w wielu działach.
Nowoczesne systemy wspomagające obieg dokumentów
Nowoczesne systemy wspierające obieg faktur i innych dokumentów w firmie są oparte o elektroniczny obieg dokumentów. Jego głównym założeniem jest to, że wszystkie dokumenty trafiające do firmy od razu są zamieniane na dokumenty w wersji elektronicznej i przekazywane do odpowiednich osób.
Nadal pozostaje w archiwum wersja papierów dokumentu, ale jest ona opatrzona specjalnym kodem kreskowym, który otrzymuje od razu przy rejestracji w systemie. To właśnie dzięki niemu jest on rejestrowany w systemie i automatycznie przekazywany do osób uprawnionych do jego przeglądania.
Dzięki wprowadzeniu elektronicznego obiegu dokumentów, w jednym czasie mogą je przeglądać wszystkie osoby, którym potrzebne są dane w nim zawarte. Jest to zatem rozwiązanie usprawniające obieg faktur, zamówień czy dokumentów sprzedażowych, na których pracuje zarówno dział księgowości, sprzedaży jak i marketingu.
Dodatkową zaletą elektronicznego obiegu dokumentów jest możliwość dostania się do danych z dokumentu z dowolnego miejsca, przy użyciu smartfonu czy tabletu. Dzięki temu szybko można sprawdzić potrzebne dane nawet wtedy, gdy okażą się potrzebne podczas podróży służbowej.
Bez wątpienia atutem nowoczesnego obiegu dokumentów jest również automatyczna archiwizacja dokumentów, wraz z przypisaniem ich do odpowiednich kategorii. To kolejny powód, dla którego elektroniczny obieg faktur, zamówień i innych dokumentów jest wart wdrożenia w każdej firmie.