W obecnych czasach wiele dziedzin życia przenosi się do Internetu. Nic dziwnego – takie rozwiązania często ułatwiają naszą codzienność oraz usprawniają pracę. Dotyczy to również przechowywania dokumentów. W przedsiębiorstwach jest ich często tak dużo, że niełatwo utrzymać je w porządku. Na szczęście istnieją firmy, które zajmują się cyfryzacją akt. Jak dobrze wybrać?
Na czym polega cyfryzacja dokumentów?
Przechowywanie dokumentów w chmurze, czyli inaczej ich cyfryzacja, polega na tworzeniu elektronicznych kopii dokumentów znajdujących się w tradycyjnym archiwum danej firmy. Dzięki temu wszyscy uprawnieni pracownicy mają łatwy dostęp do danych akt i nie muszą tracić czasu na przeszukiwanie papierowych zbiorów. Przedsiębiorcy muszą przechowywać wymagane dokumenty, ale nawet jeśli konieczne jest posiadanie tradycyjnych archiwów, mogą oni zdecydować się też na cyfryzację.
Jakie są zalety przechowywania dokumentów w chmurze?
Cyfryzacja akt oznacza przede wszystkim usprawnienie pracy przedsiębiorstwa. Dostęp do dokumentów jest znacznie łatwiejszy, można skorzystać z opcji wyszukiwania i segregowania plików. Poza tym, ważne papiery nie są narażone na fizyczne zniszczenie spowodowane upływem czasu czy czynnikami zewnętrznymi. Istnieje też mniejsze ryzyko zgubienia dokumentów. A co jeśli ktoś przypadkiem (czy też celowo) będzie chciał usunąć plik? Jak tłumaczy pracownik firmy E.volution, dokumentacji nie da się usunąć przed minięciem terminu określonego przez przepisy prawne. Po upłynięciu wymaganego czasu przedsiębiorstwo może zlecić usuwanie dokumentacji lub dalsze jej przechowywanie, dzięki czemu dostęp do danych będzie możliwy również później. Taka opcja w przypadku archiwum tradycyjnego wiązałaby się z koniecznością zagospodarowania dodatkowego miejsca i nie każda firma mogłaby sobie na to pozwolić.
Przechowywanie dokumentów w chmurze oznacza też oszczędności finansowe. Firma nie musi wydawać pieniędzy na papier i drukarki. Cyfryzacja akt wiąże się także z mniejszym ryzyko popełniania błędów związanych z katalogowaniem dokumentów. Ta opcja umożliwia również pracę zdalną – pracownicy będą mieli dostęp do danych w chmurze z dowolnego miejsca. W 2020 może być to znaczące dla działania przedsiębiorstwa.
Kto zajmuje się cyfrowym zarządzaniem dokumentami?
Istnieją wyspecjalizowane firmy, które przeprowadzają cyfryzację akt. Jak wybrać zaufanych specjalistów? Firmy zajmujące się przechowaniem dokumentów w chmurze muszą posiadać odpowiednie zgody i uprawnienia związane z administrowaniem zbiorami danych wrażliwych. Pracownicy godnej zaufania firmy powinni być chętni do wyjaśniania wątpliwości i wsparcia w procesie wdrażania cyfryzacji. Nawet strona internetowa danego przedsiębiorstwa może wiele mówić o tym, czy ma się do czynienia z profesjonalistami. Skorzystanie z usług specjalistów znacznie usprawni funkcjonowanie firmy. Bez wątpienia warto się na to zdecydować.